Съгласно действащото законодателство на Руската федерация в областта на документооборота се унищожават документи с изтекъл срок на съхранение, изтеглени от обращение. Унищожаването на документи ви позволява да освободите част от офис пространството и да организирате архива. Това е неразделна част от работата на всяка организация.
етапи на използване
Съществуват определени правила за унищожаване на документи.Преди процедурата за унищожаване всички документи се подлагат на проверка, която включва няколко етапа.В началния етап ръководството на организацията трябва да издаде подходяща заповед. Редът за унищожаване на документи е следният:
- Определение на научна и практическа стойност. Според настоящата резолюция експертна комисия ще направи това, като подпише споразумение за съхранение. Той се състои от квалифицирани специалисти от всички организационни структури, както и избран ръководител. Препоръчително е да се включи в комисията представител на администрацията, счетоводител, адвокат, чиновник, представител на персонала. Комисията дава експертна оценка на стойността и издава подходяща заповед.
- Изберете списъка с документи, които трябва да бъдат унищожени. Формата и формата на такъв списък са съставени произволно. Той е комисия за рециклиране. Списъкът е подробно описание, което се удостоверява с подписите на председателя и на всички членове на комисията.
- Удостоверение за освобождаване за унищожаване на документи, върху които бизнес документите са предмет на унищожаване. Актът задължително отразява списъка на документите, които трябва да бъдат унищожени, със заглавията, броя на документите и членовете на законодателството, въз основа на които ще бъдатИзползването на документи е извършено. Лидерът подписва заповед и акт за унищожаване на документи.
- Организирайте списъка. Преди да се освободят от избраните форми, комисията за рециклиране е длъжна да провери дали хартията е била одитирана и кога е била последно ревизирана. След това се извършва окончателна проверка - формулярите за отписване, признати за ценни, се изпращат за по-нататъшно съхранение в архива, други - за рециклиране. На този етап трябва да бъде издадена и заповед.
- Физическо унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение. Това е поверителен процес.
Съществува специална заповед за унищожаване на секретни документи, която се различава значително от правилата за обикновени ценни книжа. За тайните е необходимо да се премине определен период след изтичане на срока на съхранение, само след това да се подпише акт за разпределяне на документи.Унищожаването на секретни документи се извършва в специални отдели на държавните отдели, след като ръководителят на отдела бъде подписан.
Този подход за обезвреждане позволява да се сведе до минимум рискът от погрешно унищожаване на ценни бизнес документи и оптимизиране на процеса на използване.
физическо унищожаване
След изготвянето на всички актове и след подписването на споразумението за съхранение, хартията се събира и изпраща за обезвреждане. За организации, чието разпространение на документи се съхранява в държавни или общински архиви, използването на документите трябва задължително да бъде съгласувано с архивните органи. Унищожаване на счетоводствотодокументи се изготвят от специализирана фирма. Други организации могат да организират унищожаването на документи по свое усмотрение или да включат структура, упълномощена да се разпорежда с тях в съответствие с всички правила за безопасност.
Понастоящем се използват следните методи за унищожаване на документи:
- Раздробяване. Унищожаването на документи чрез раздробяване се счита за най-разпространения и прост метод.
- Изгарянето на документи се практикува по-рядко, тъй като термичната обработка изисква специално оборудване - изисква се изгаряне на печка. Методът за запис на документи често се използва за конфиденциална хартия. В момента тя е пример за най-малко рационален и екологичен начин на унищожение.
- Разпореждане на архива с напускането на организацията.
За унищожаването (в допълнение към изгарянето) се изпраща проба, от която преди това са отстранени целофан, пластмаса, слюда и други покрития. Тези материали не са подходящи за рециклиране.
Малките организации по документи имат право ръчно да унищожават хартията на ръка или да прехвърлят архив на организация, която събира отпадъчна хартия, като сключва договор. Всичко това при условие, че изтичането на срока на давност се потвърди, но извадката няма печат за неприкосновеност и не носи информация за промишлен шпионаж.
Раздробяване на ценни книжа
Най-простото решение за унищожаване на архивни документи е използването на специално оборудване - дробилки. Това е машина за унищожаване на офис и архивдокументи. Набор от стандартни шредери включва блок контейнер, предназначени за 13 - 300 литра.Техниката позволява да се разрушават листа с ширина 450 mm, като едновременно чрез нея могат да преминават от 7 до 85 листа хартия.Той осигурява висока степен на секретност и елиминира възможността за индустриален шпионаж от конкурентни фирми.
В зависимост от обхвата на работния процес специализираните предприятия използват преносими и промишлени инсталации с висока мощност, способни да унищожават дискети, пластмасови карти, чекови книжки и хартиени хартии, в допълнение към хартиените носители. Много компании и организации опростяват процеса на рециклиране за себе си и придобиват фиксирани шредери в офиса.
Техниката унищожава документите по няколко начина:
- Schroeder - рязане на самолета нарязани на тънки ленти по дължината на листа и ги изхвърлете в контейнер. Документацията за раздробяване е широко разпространена в конвенционалните офиси.
- Schroeder - трохичката се смила в трохи и се използва за информация със специална тайна. По този начин унищожаването на архива на документите под печата е тайна.
- Мелницата е оборудвана със специален екран, който регулира ширината на рязаната хартия. Възможно е да се разпорежда с конфиденциални, както и неофициални документи.
- Индустриалният шредер се използва за плътна хартия.
В зависимост от изискванията за поверителност шредерите могат да разрязват ленти с ширина от 3,9 до 6 mm, да се счупват или смилат в частици с диаметър под 0,5 mm.
Самата организация решава как ще бъде тяда се разпорежда. Специализирани компании предоставят услуги, които включват:
- Съберете в запечатани контейнери.
- Транспортиране до преработвателното предприятие.
- Шредиране в присъствието на представител на организацията.
- Изготвяне на акт за разпореждане.
- Смесване и пресоване на хартиени отпадъци под високо налягане.
- Договор за съхранение.
- Изпращане до предприятия за преработка на суровини.
Професионалното раздробяване елиминира възстановяването на хартия чрез сканиране и използване на компютърна програма, която ви позволява да комбинирате фрагментирани фрагменти и ивици в едно цяло.
Този вид използване на счетоводните документи е най-подходящ за документиране на специална тайна. Разбира се, изгарянето на документи на открито е опасно за здравето на служителите и околната среда, освен това този вид обезвреждане може да изтича ценна информация. Пакети хартии в оранжериите могат да изгорят изцяло, което е недопустимо от гледна точка на конфиденциалност. Освен това неразрешеното изгаряне се наказва с големи парични глоби. Ето защо само специализираните фирми, които използват високотемпературни пещи за процедурата, се занимават с използването на огън. В допълнение към хартиените носители в печката, можете да изхвърлите всички видове пластмаса и лента.
Представителите на дружеството изтеглят образеца в запечатани контейнери, подписват договор за складиране и ги транспортират до термична инсталация за рециклиране на отпадъци.Там се поставят в пещ и изгарят до пълно унищожение. Процедурата се потвърждава със специален акт.Изгарянето гарантира 100% надеждност и анонимност. Този начин на унищожаване на документи е фиксиран на законодателно ниво.
унищожаване на унищожение
Този метод включва отклонение към организацията на клиента и унищожаването на документи на място. Унищожаването в чужбина се извършва от специализирана фирма, която притежава собствено оборудване.
За процедурата се използва промишлен шредер, който се намира на платформата на подемно-транспортното средство. Schroeder се отличава с висока производителност и може да обработва до два тона хартиени носители на час, мощна машина за унищожаване на документи. Документ, унищожен от шредер, подлежи на възстановяване, така че този метод не е подходящ за работа с класифицирани документи.
Основното предимство на този метод за обезвреждане е липсата на рискове от транспортни загуби. Унищожаването на ценните книжа се извършва непосредствено преди влизането в институцията с подписването на договора за съхранение.
Индустриалните шредери разбиват пробата в съответствие с изискванията за сигурност от ниво 4 и значително надвишават капацитета на традиционните офис инсталации. След използване отпадъците се поставят под налягане и се изпращат за по-нататъшна обработка.
Предимства на работата с рециклиращи дружества
За всяка организация процесът на рециклиране е доста трудоемък и изисква временни разходи. Много по-изгодно е да си сътрудничат със специализирани компании, които са в състояние бързо да разтоварят седалкитеда съхранява архиви за нови партии. Основното предимство на тяхната работа - унищожаването на документи, които излязоха от обращение на всички превозвачи. В този случай се изготвя споразумение.
Дружествата не само могат да изтрият просрочените документи, но и да предоставят услуги за използване:
- Бизнес документи с класифицирана информация.
- Документи от всякакъв формат, включително знаци за „вода“.
- Счетоводни отчети, които излязоха от обращение.
- Всички видове хартиени продукти, включително офсетов печат.
- Вестници и списания.
- Книги в меки и твърди корици.
- Цифрови носители - дискове, дискети, флаш памети.
- Пластмасови карти.
Всички услуги на специализирани дружества се регулират в съответствие със законодателството на Русия. При сключване на споразумение техните представители подписват споразумение за неразкриване на поверителна информация. Много компании предоставят професионални архивистични услуги.
Организация - клиентът има право да присъства по време на процедурата или да поиска видео или фоторепортаж, както и да подпише договор за съхранение.Фирма, която третира своята бизнес репутация, винаги е внимателна към въпросите, свързани с използването.
